Starostwo Powiatowe w Starachowicach Informacja dla sygnalistów - Zgłoszenia zewnętrzne

(na podstawie art. 48 ust. 1 pkt 1-5 ustawy o ochronie sygnalistów)

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenie pisemne na adres do korespondencji

Starostwo Powiatowe w Starachowicach ul. dr W. Borkowskiego 4 , 27-200 Starachowice

z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać”.

Zgłoszenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej:

[email protected]       dotyczy zgłoszeń adresowanych do Zarządu Powiatu

[email protected]                   dotyczy zgłoszeń adresowanych do Rady Powiatu

Formularz zgłoszenia zewnętrznego stanowi załącznik do niniejszej informacji.

Zgłoszenie ustne: podczas bezpośredniego spotkania z upoważnioną osobą,  zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty  wniosku o taką formę zgłoszenia

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów komunikacji,  niż określone powyżej nie jest dopuszczalne.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem:  że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Starostwo Powiatowe w Starachowicach przyjmuje  zgłoszenia  zewnętrzne  (poza anonimowymi) 
i dokonuje  ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie może być uznane
za zgłoszenie zewnętrzne ( m.in. czy pochodzi od sygnalisty)  i czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej odpowiednio do zakresu działania Rady Powiatu lub Zarządu Powiatu,  a jeżeli nie, ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań. Uprawniony przez organ publiczny Zespół:

• rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa
  w dziedzinie należącej do zakresu jego działania;
• Zespół podejmuje  działania  następcze z zachowaniem staranności;

• Zespół kontaktuje się  z sygnalistą jeśli ten podał adres do kontaktu, w celu przekazywania informacji zwrotnych i  w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu;
• Zespół przekazuje  zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych;
• Zespół przesyła  sygnaliście (jeśli ten podał adres do kontaktu) niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

• Zespół może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;

• Zespół przekazuje  zgłoszenie zewnętrzne  niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych- w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę;  

• Zespół odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;

• Zespół informuje sygnalistę (jeśli ten podał adres do kontaktu) o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

• Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Zespół może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie;

• Zespół może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty;

• W przypadku,  gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 KPA, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;

• W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego;

• Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych:

          - nie informuje się sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego

          - nie przesyła się  sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego

          - nie wydaje się  zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście

          - brak informacji zwrotnej;

• Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego

• W zakresie nieuregulowanym do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VII i VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego

 4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Zespół przekazuje sygnaliście w formie pisemnej  na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu przez sygnalistę informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach Zespół  przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna będzie  zawierała informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszeń zewnętrznych.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają:

-  uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

-  zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie

- upoważnieni pracownicy Starostwa Powiatowego w Starachowicach zostali zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
 Tajemnica ta obowiązuje ich także po ustaniu stosunku pracy.

6.   Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze to działania podjęte przez Organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu oceny przeciwdziałania naruszeniu prawa.

Są to w szczególności  następujące działania:

- postępowanie wyjaśniające

- wszczęcie postępowania administracyjnego

7.   Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy, obniżenia wysokości wynagrodzenia, przeniesienia na inne stanowisko, mobbingu, dyskryminacji, zastosowania środka dyscyplinarnego itp.)  

• Sygnalista wobec którego dopuszczono się  działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie wyższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia

• Organ publiczny zapewnia poufność tożsamości sygnalisty (dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione  osoby)

  8.   Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;

• Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa;

•  W sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności ( w tym dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa)

• W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista  może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

• Jeżeli uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowią czynu zabronionego, nie mogą stanowić również podstawy. odpowiedzialności.

9.   Zachęta  do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

Zachęcamy do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał, lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą, tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej. 

10. Zasady przetwarzania danych osobowych

Obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych  Sygnalisty oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 2016/679 (dalej zwane RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach, wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Pani/Pana dane osobowe gromadzić będzie Starosta Starachowicki dane adresowe:
   ul. dr Władysława Borkowskiego 4, 27-200 Starachowice, który jest administratorem danych osobowych.
2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować
   w następujący sposób:
   1. za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: [email protected] 
   2. listownie na adres siedziby Administratora wskazany powyżej;
   3. lub telefonicznie pod numerem: 41 276-09-21

Z Inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, przekazywania informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w myśl postanowień art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zw. z przepisami Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów. Jeżeli zgłoszenie będzie zawierało dane szczególnej kategorii będziemy je przetwarzali w związku z niezbędnością ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa, w oparciu o postanowienia art. 9 ust. 2 lit. g RODO. Jeśli nie zdecyduje się Pani/Pan na zachowanie anonimowości informacje dot. Pani/Pana tożsamości będą również przetwarzane w oparciu o dobrowolnie wyrażoną zgodę na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę na ujawnienie swojej tożsamości można wycofać w dowolnym momencie, niemniej jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
4. Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
   W związku z tym udostępnione dane osobowe mogą zostać ujawnione jedynie podmiotom i organom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Odbiorcami mogą być również podmioty wspierające Administratora w realizacji zadań, w tym zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie/Starostwie systemów informatycznych przy czym zakres przekazania danych ograniczony jest wyłącznie do możliwości przechowywania tych danych.

Ponadto jeżeli w zgłoszeniu zostanie podany adres do korespondencji:

• tradycyjnej – odbiorcami będą podmioty uprawnione do obsługi doręczeń takie jak Poczta Polska.

• elektronicznej – odbiorcą będzie podmiot serwisujący i/lub utrzymujący system poczty elektronicznej

5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane od momentu przyjęcia zgłoszenia do zakończenia działań następczych, a następnie dane będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie będą mieć znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zostaną usunięte w terminie 14 dni od chwili ustalenia, iż są zbędne.
6. Na zasadach określonych przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
   1. żądania od Administratora dostępu do treści swoich danych osobowych, sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych (jeżeli uważa Pani/Pan, że dane są niepełne lub nieprawdziwe, prosimy o kontakt celem ich uzupełnienia lub sprostowania, Zawsze może Pani/Pan wycofać zgodę na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, a na czas rozpatrywania żądania poprosić o ograniczenie przetwarzania danych.
7. Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzając dane osobowe naruszyliśmy przepisy o ochronie danych osobowych może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych przez sygnalistę:
   1. w przypadku danych identyfikujących, jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów. Brak podania informacji dot. tożsamości uniemożliwia objęcie Pani/Pana ochroną wynikającą z przepisów Ustawy o ochronie sygnalistów.
   2. w przypadku danych korespondencyjnych, jest konieczne do realizacji obowiązków ustawowych
      w zakresie udzielania informacji sygnaliście.
   3. w przypadku ewentualnego wyrażenia zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, jest dobrowolne.